Waarvoor gebruik je Google Workspace?
Binnen de oefenfirma gebruik je Google Workspace als centrale werkomgeving. Hier werk je samen met collega's, deel je bestanden, communiceer je professioneel en houd je overzicht over afspraken en werkzaamheden. Je gebruikt de omgeving zoals dat ook binnen veel echte organisaties gebeurt.
Gmail
Via Gmail verstuur en ontvang je zakelijke e-mails. Denk aan contact met klanten, leveranciers, andere oefenfirma's en de bedrijfsleider.
Let daarbij op:
- Gebruik een duidelijke onderwerpregel
- Schrijf professioneel en controleer je tekst op taal- en spelfouten
- Beantwoord berichten op tijd
- Maak duidelijke afspraken over wie welke e-mails behandelt
- Verplaats afgehandelde berichten naar de juiste map of het juiste label
Google Drive
Google Drive is de centrale opslagplaats voor alle documenten van de oefenfirma. Hier bewaar je bijvoorbeeld offertes, facturen, notulen, personeelsdocumenten, presentaties en marketingmateriaal. Werk altijd vanuit de gedeelde mappenstructuur. Sla documenten niet alleen op je eigen computer op, omdat collega's er dan niet bij kunnen.
Google Documenten
Google Documenten gebruik je voor het maken van teksten, zoals:
- Brieven en e-mailsjablonen
- Functieomschrijvingen
- Vergaderverslagen
- Procedures en werkinstructies
- Vacatureteksten
- Rapportages
Meerdere trainees kunnen tegelijk in hetzelfde document werken. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Google Spreadsheets
Google Spreadsheets gebruik je voor overzichten en administratieve werkzaamheden, zoals:
- Klanten- en leverancierslijsten
- Voorraadbeheer
- Planningen
- Begrotingen
- Verkoopoverzichten
- Urenregistraties
- Actielijsten
Werk zorgvuldig en controleer altijd of gegevens correct zijn ingevoerd.
Google Presentaties
Met Google Presentaties maak je professionele presentaties voor bijvoorbeeld:
- Een bedrijfspresentatie
- Een verkoopgesprek
- Een handelsbeurs
- Een teamoverleg
- Een nieuw product of nieuwe dienst
- Een terugblik op behaalde resultaten
Gebruik hierbij de huisstijl van de oefenfirma.
Google Agenda
Google Agenda helpt bij het plannen van:
- Vergaderingen
- Deadlines
- Handelsafspraken
- Beurzen en bijeenkomsten
- Presentaties
- Beoordelingsgesprekken
- Afwezigheid en belangrijke werkmomenten
Controleer de agenda regelmatig en accepteer uitnodigingen op tijd.
Google Meet
Google Meet gebruik je voor online gesprekken met collega's, andere oefenfirma's, klanten of externe professionals. Zorg dat je op tijd aanwezig bent, gebruik een rustige achtergrond en controleer vooraf of je camera en microfoon werken.
Google Chat
Google Chat kan worden gebruikt voor korte interne afstemming. Denk aan vragen aan collega's, mededelingen of overleg binnen een afdeling. Gebruik Chat niet als vervanging voor formele e-mails, werkafspraken of documenten die later teruggevonden moeten kunnen worden.
Google Formulieren
Met Google Formulieren kun je eenvoudig informatie verzamelen, zoals:
- Klanttevredenheid
- Aanmeldingen
- Bestellingen
- Evaluaties
- Interne vragenlijsten
- Marktonderzoek
De antwoorden kunnen automatisch worden verwerkt in Google Spreadsheets.
Professioneel werken
Google Workspace is een werkomgeving. Ga daarom zorgvuldig om met bestanden, wachtwoorden en vertrouwelijke informatie.
- Deel bestanden alleen met personen die toegang nodig hebben
- Verwijder of verplaats geen documenten zonder overleg
- Gebruik duidelijke bestandsnamen
- Werk in de juiste mappen
- Log uit wanneer je op een gedeelde computer werkt
- Gebruik het account alleen voor werkzaamheden van de oefenfirma
- Meld fouten of verdachte berichten direct bij de bedrijfsleider
Door Google Workspace goed te gebruiken, werk je overzichtelijker samen en oefen je vaardigheden die je ook tijdens een stage of in een toekomstige baan nodig hebt.