Stappenplan Bankrekening


1. Waarvoor gebruik je dit onderdeel?

Binnen Bankrekening van PE beheer je de zakelijke rekening van de Practice Enterprise. Hier kun je onder meer het saldo bekijken, transacties opzoeken, betalingen invoeren, begunstigden toevoegen en bankopdrachten vrijgeven. Een PE start standaard met twee bankrekeningen. De bedrijfsleider heeft alle bevoegdheden en kan ook trainees rechten toekennen voor banktaken.

2. Onderdelen in het menu

Binnen het menu Bankrekening van PE vind je deze onderdelen:

  • Rekeningoverzicht
  • Rekeninggegevens
  • Betaling toevoegen
  • Overboeking tussen eigen rekeningen toevoegen
  • Bankopdrachten
  • Vrijgeven bankopdrachten
  • Begunstigden
  • Valuta's
  • Rekeninglabels
  • Instellingen

3. Rekeningoverzicht bekijken

Via Rekeningoverzicht zie je welke rekeningen jouw PE heeft en wat het saldo is. Klik op een blauwgedrukte rekening om direct naar het transactieoverzicht te gaan. De rekeninggegevens zijn ook bereikbaar via Rekeninggegevens.

4. Transacties bekijken en zoeken

Via Rekeninggegevens kun je transacties bekijken en opzoeken.
Je doet dat als volgt:

  • selecteer de juiste bankrekening
  • kies de gewenste periode
  • vul eventueel een zoekterm in, zoals naam, rekeningnummer, omschrijving of bedrag

Je kunt de gegevens ook downloaden als Excelbestand, als pdf-afschrift of als MT940-bestand voor Exact Online.

5. Betaling toevoegen

Via Betaling toevoegen maak je een bankopdracht aan voor betalingen die niet via buy buttons verlopen.
Vul hierbij in:

  • de juiste rekening
  • de juiste begunstigde
  • een passende omschrijving
  • het bedrag
  • de valuta
  • de verwerkingsdatum
  • de frequentie

Klik daarna op Bewaren of op Bewaren en een andere toevoegen. De betaling komt vervolgens in de lijst met bankopdrachten te staan.

6. Overboeken tussen eigen rekeningen

Een PE kan ook geld overboeken tussen de eigen bankrekeningen via Overboeking tussen eigen rekeningen toevoegen. Ook hier vul je de gegevens in en kies je daarna voor bewaren.

7. Bankopdrachten controleren

Alle betalingen die door een trainee zijn ingevoerd, komen eerst onder Bankopdrachten te staan voor controle en verdere verwerking. Onder de status zie je welke actie nodig is. Dit hangt samen met de bevoegdheden die door de bedrijfsleider aan trainees zijn toegekend.

8. Bankopdrachten vrijgeven

Of een trainee bankopdrachten mag vrijgeven, hangt af van de toegekende rechten én van de instelling Vrijgeven bankopdrachten vereist.
Bij het vrijgeven kan gekozen worden voor:

  • aanhouden
  • vrijgeven
  • afkeuren

Als alles klopt, zet je de opdrachten op Vrijgeven en klik je op Verzenden.

9. Begunstigde toevoegen

Voordat je een betaling kunt doen, moet de begunstigde in de lijst staan.
Ga naar Begunstigden en:

  • klik op Begunstigde toevoegen
  • vul naam of rekeningnummer in
  • klik op Zoeken
  • selecteer de juiste begunstigde
  • klik op Toevoegen

Let goed op welk rekeningnummer op de factuur staat, omdat een PE twee bankrekeningnummers kan hebben.

10. Valuta's

In Valuta's zie je de wisselkoersen. Deze zijn uitgedrukt in euro's en zijn relevant bij betalingen buiten de eurozone.

11. Rekeninglabel toevoegen

Via Rekeninglabels kun je een vrije tekst toevoegen achter de naam van de rekening, bijvoorbeeld om een rekening herkenbaarder te maken. Klik op de rekening, kies Wijzigen, vul het label in en sla het op.

12. Instellingen aanpassen

Binnen Instellingen kun je bepalen of het vrijgeven van bankopdrachten verplicht is.
Als je de functiescheiding wilt uitschakelen:

  • klik op Wijzigen
  • zet Vrijgeven bankopdrachten vereist op Nee
  • klik op Bewaren

Dan is apart vrijgeven niet meer nodig en worden betalingen direct verwerkt.

13. Veelvoorkomende aandachtspunten

Kan een trainee geen bankopdrachten klaarzetten of vrijgeven, controleer dan in PE-admin > Trainee of de juiste bevoegdheden zijn toegekend. De handleiding benoemt expliciet dat de combinatie van rechten invloed heeft op wat een trainee wel en niet kan doen.

14. Kort schema

Samengevat werkt het zo:

  • saldo bekijken via Rekeningoverzicht
  • transacties zoeken via Rekeninggegevens
  • betaling invoeren via Betaling toevoegen
  • bankopdracht vrijgeven via Vrijgeven bankopdrachten
  • begunstigde toevoegen via Begunstigden
  • rekeninglabel toevoegen via Rekeninglabels
  • functiescheiding aanpassen via Instellingen